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ビジネスメールの基本マナー

メールを制す者はビジネスを制すと私は考えています。

初めてのお客様に「このライターは信頼できる」と思っていただくには、ビジネスの基本となる、メールのマナーをしっかり意識することが大切です。

メールのマナーは、法律で決められているルールではないので、お客様は「あれ?なんだかおかしいぞ」と思っても、「こうした方がいいんじゃない?」となかなか声をかけ辛い部分でもあります。

最低限これだけは守りたい基本マナーを、ご紹介させていただきます。できているかどうか、チェックしてみてください。

 

返信時、件名は変えない、内容も消さない

メールを出すと、お返事を頂きます。その際、件名を変更し、こちらが送信した内容も消されている場合があります。感覚的に、『痕跡を残す=失礼』だと感じているのでしょうか? しかしこれがやっかいで、ビジネスメールの場合、大量に送信している都合上、どのメールへの返信なのか、探さなければいけなくなります。内容についても同様で、以前の送信内容を全て記憶しているわけではありません。メールを探し、開き、確認する手間がかかります。件名はそのまま、内容も消さず、そのままで返信しましょう。

 

適度な改行と空白行

端から端まできっちりと、改行もなく、長文を書かれている方、おられます。でも、これは読み辛い…。読みやすさを第一に考え、ぎっしりみっちりの文章ではなく、あるていどの長さで改行を入れ、適度な改行で空白を加え、目に優しい構成を心掛けましょう。

 

添付データは2MBまで

重いデータは、サーバ拒否やフリーズなど、トラブルの原因になります。ワード文書だけ…のつもりが、貼り付けた画像が想像以上に重たくて…ということ、良くあるんです。圧縮・ストレージサービス・クラウドなどを活用し、重たいデータを送りつけることの無いよう、気をつけましょう。

 

以上、ぜひ心がけてみてください。

 

 

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