お客様との連絡手段には、電話やメール、スカイプなどがあります。私は上記に加え、Facebookやチャットワークというチャットのソフトも利用しています。
お客様と直接、顔を合わせる機会はお打ち合わせで訪問するときぐらいで、ときには何度か仕事をしているけど一度も顔を合わせたことのない方もいます。
ライターさんは職業柄なのか、どちらかというと、電話よりメールが好きな方が多いようですが、メールの文章だけで一度に伝えられる情報には限りがあります。
メールの文章だけでは、書き手の感情や表情、気分などを伝えることは困難です。書き方にとっては不躾な印象になったり、「怒ってるのかな？」と誤解されたり。コミュニケーションミスは、トラブルの原因となりがちです。
できればメールと電話、両方を上手に使い分けると良いでしょう。
メールの文章だけだと伝わりづらいかな？相手に誤解を与えないかな？と不安になったときは、メールを送った直後、相手の方に一本、電話を入れると、親切です。
相手の方が電話に出られなくても、留守電に声でメッセージを残すことで、声から自分の感情を伝えることができます。
人の肉声は、メールの文章よりも、何倍もの情報量になります。
お客様との距離を縮めるために、また、誤解によるコミュニケーションミスを防ぐために、メールだとやり取りに時間がかかりそうな場面では、電話でもコミュニケーションを取るようにしてみてください。
プロライター養成塾では、受講後のお客様対応に関するご相談にも無料でご対応しています。
