納期に遅れないためのスケジュール管理方法についてお伝えさせていただきます。
「納期は何が何でも絶対に守らなければならないもの」と認識しておきましょう。
初めてのお客様とのお仕事で、一度決まった納期が遅れてしまえば、そのお客様からのお仕事は、もう二度と来ないものだと思ってください。
納期を変更したい場合は、納期を決める段階でお客様に相談しましょう。
締め切り直前になって「明日提出予定の原稿が間に合いそうにありません」というのは、お客様への印象が最悪になりますので、絶対に避けてください。
たくさんの仕事を同時に抱えるようになれば、納期遅れが発生しないよう、スケジュール管理が必要不可欠です。
複数の仕事を同時に抱えると、慣れていない方は頭がパニックになるかもしれません。
心に余裕がなくなってしまうと、原稿のクオリティも下がってしまい、お客様からの信用を失いかねません。
スケジュールに余裕を持って複数の仕事を同時に進めるためには、「納期を遅れない仕組み」を、あらかじめしっかりと整えておくことが大切です。
スケジュール管理の具体的なコツは以下になります。
「やるべき仕事」のリストを見えるようにしておく
私の場合、毎朝、A4の紙に「今日やるべきこと」のリストをマジックで書き、壁などの見えるところに張っておきます。できたものから蛍光ペンで上から線を引いて消していきます。そうすることで、次々と仕事が完了していく達成感を味わう事もできます。
「やるべき仕事」を「いつまでにやるか」締め切りを決める
締め切りの設定も必要不可欠です。お客様から指定された締め切りに合わせて自分でも締め切りを設定します。複数の仕事を同時に進めていると、締め切りが重なることもあるので、できるものから前倒しで進めていくことが大切です。
「やるべき仕事」を「いつやるか」スケジュールを決める
締め切りから逆算して、●月●日●時〜●月●日●時までにこの仕事を進めるといったスケジュールの計画を立てます。
紙の手帳でスケジュールを管理される方は、１日のスケジュールを時間単位で計画できる手帳が便利です。
一週間単位での見開きタイプがおすすめです。私はウェブ派なので、Googleカレンダーを使い、スマホと同期させてあります。
上記3つのステップがきちんとできているかどうかで、「仕事のできる人」と「できない人」に分かれます。「今すぐやるべき仕事」と、「後になっても良い仕事」の優先順位を区別し、できる限り仕事を「見える化」するようにしてください。スケジュール管理のスペシャリストとなり、お客様から信頼されるライターを目指しましょう。
