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具体的な商業文章で読み手の信頼を勝ち取る

書いた文章にリアクションが少ない。メールを送ると相手から必ず何か質問される。そんなことはありませんか? 心当たりがある場合、あなたの文章には具体性が足りない可能性があります。

商業文章では、なるべくあいまいを避け、具体的な表現を心掛けましょう。論理的な文章作成に具体性は欠かせません。例えば、少し、多い、遠い、近いなど、「それって結局どれくらい?」と読者からツッコミが入るような表現はしないことです。

<例>

・特急案件は、ただいま鋭意作成中です。少々お待ちください。

「少しってどれくらい? 急いでいるんだけど!」

 

・これまでに多くの書籍のライティングを行って参りました。

「これまでって、多いってどれくらい? 仕事を任せても大丈夫?」

 

・セミナー会場は渋谷駅からは少し遠いです。

「少し遠いってどれくらい? 歩いて行けるの?」

 

・近いうちにお会いしましょう。

「近いってどれくらい? ただの社交辞令?」

 

あいまいな文章は、読み手を迷わせます。また、あいまいさは相手の時間を奪う行為でもあります。相手が意味を考え込む時間、相手に調べさせる時間、相手に質問をさせる時間。場合によっては、イライラさせてしまうかもしれません。多さ少なさの共通認識がなければ、誤解を生み、トラブルにつながる可能性もあります。

 

表現を具体的にすることで、情報を正確に伝えましょう。

 

<改善例>

・特急案件は、ただいま鋭意作成中です。少々お待ちください。

→特急案件は、ただいま鋭意作成中です。本日の18時までお待ちください。

 

・これまでに多くの書籍のライティングを行って参りました。

→10年間で100冊以上の書籍のライティングを行って参りました。

 

・セミナー会場は渋谷駅からは少し遠いです。

→セミナー会場は渋谷駅から徒歩15分です。

 

・近いうちにお会いしましょう。

→今週末にお会いしましょう。

 

ポイントは数字を用いること。そして、書いた文章に自分でツッコミを入れてみることです。「それって結局どれくらい?」と言う隙がなければ読み手にも伝わります。

文章を読んだ相手が、すぐ次の行動にうつれるかも大切な判断基準です。

 

「特急案件は18時には完成するのか。それならば先にほかの仕事を終わらせておこう」

「駅から15分ならタクシーで行こう。そうなると◯時出発で間に合うな」

情報が具体的であればあるほど、読者は「自分の行動を決める」という次のアクションにうつることができるのです。文章とは、読み手へのおもてなしでありサービスです。だいたい、すぐ、などの言葉でぼやかす人は、仕事もあいまいなのではないかと思われる危険性があります。表現を具体的にすることは、相手からの信用を得ることにもつながります。

また、素晴らしい、美しいなどの言葉も商業文章としてはあいまいです。

「どれくらい素晴らしいの?」「どんな風に美しいの?」というツッコミが入ります。読み手が納得できる書き方をしましょう。書き手が感じたものと同じ感覚を、相手に味わってもらえるくらいの表現が必要です。

 

・Aさんのプレゼンテーションはとても素晴らしかった。

→Aさんのプレゼンテーションは、堂々とした発表態度はもちろんのこと、最新の業界の動向を踏まえており、とても素晴らしかった。

 

・映画「◯◯◯◯」の映像はとても美しかった。

→・映画「◯◯◯◯」の映像は、真っ白な雪と主人公の鮮やかな朱色の衣装の対比が印象的で、とても美しかった。

 

具体的に書くと、素晴らしさや美しさが読み手にも伝わります。相手に無駄な手間を取らせないうえ、イメージをより深く共有できるのです。

より論理的で伝わりやすい商業文章を書くためにも、今日から具体性を意識してみてください。

 

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記事執筆:ライター 村川里美