ビジネスでメールの次に多い、電話対応。メールのように何度も読み返すことがないツールなので、一発勝負、第一印象が命です。
しかし、怖がる必要はありません。逆に電話は、相手に好印象を与えるチャンスでもあります。
電話のマナーと上手な使い方をご紹介させていただきます。
電話をかける時
「お世話になっております。」これは皆さん良く使われます。しかし、「お忙しい所すみません。」はあまり使われません。でも、言われると嬉しいものです。たかが挨拶、されど挨拶。好印象ＧＥＴの為に、丁寧なスタートは必須です。
そして、要件。…となればスムーズなのですが、相手が不在の場合もありますよね。そんな時はいつまで不在なのか、確認を忘れずに。何度もかけ直しては失礼です。
そして終わった時には、『終わり』がしっかりと伝わるように、「失礼いたします。」と付け加えましょう。
いきなりプツッと切られて、「話、終わってたんだ」と相手に思わせるようではいけません。
電話を受ける時
固定電話の場合、２コールまでに取りましょう。３コール以上鳴ってしまった時には「お待たせいたしました」を忘れずに。
自分の名前は、しっかり名乗ります。誰かに回す際、保留が長くなりそうな時はほったらかしにせず、「おかけ直しいたしましょうか？」の気遣いが大切です。
保留で待たされ続けることほど、不愉快なことはありません。
そして全体を通して言えることは、
『元気よくハキハキと』
→聞き取りやすく、良いイメージにつながります
『素性を明らかにする』
→安心感が生まれます。
『メモはしっかりと』
→内容だけでなく、連絡先も重要です。
『簡潔に終わらせる』
→長電話を望んでいる方はおられません。
どれもこれも、当たり前なことばかり。
しかし、忙しかったり、緊張したりで失敗も起こりえること。
まずは慌てず一呼吸、そして丁寧に。
ビジネス用の電話の受け答え、きちんとマスターしましょう。
