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デキるライターのメール術

私は普段、いろいろなライターさんにお仕事をお願いしているのですが、ライターさんによって大きく差が出るのが「メール」です。メールひとつで、人はこんなにも印象が変わるのか!とビックリするくらい、メールの書き方は人それぞれです。しかし、ビジネスメールとして最低限守らなければならないマナーもあります。

初めてのお客様とメールする際に、気をつけておきたいこと。そして、原稿を納品する際、修正などの対応をする際に気をつけておきたいポイントを、良い例、悪い例をまじえながらお伝えさせていただきます。今日はデキるライターのメール術のポイントを、挨拶のお礼メール、受注後のメール、原稿納品時のメールに分けて解説させていただきます。

挨拶のお礼メール

初めて訪問させていただいた企業がある場合には、訪問したその日のうちにメールを送るようにしています。

↓このような内容です。

○○株式会社
編集部 ○○様

お世話になります。ライターの○○です。
本日はお忙しい中、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。
このような機会をいただきましたことを感謝いたします。

本日お話させていただきました通り、私は美容関係のライティングを得意としております。

特に薬事法に関しましては資格を持っておりますので、化粧品・医薬品を販売する際、お困りの場合はご相談ください。

私の制作実績をPDFデータにて添付いたします。
お時間のあるときにご覧いただけましたら幸いです。

何か私の方でお役に立てることがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

ライター ○○ ○○

 

初めての方にメールをお送りするときには、自分が何者なのかを知っていただく必要があります。いつも気をつけているのが、「お時間をいただいたことに対するお礼」「自分に何をお願いして欲しいのか」

「相手に求めるアクション」をできるだけ明確に書くようにしています。

 

受注後のメール

晴れてお仕事をいただいたときには、ライターの信用力が問われるところです。特に以下の点を気をつけています。

 

◎お客さまの指示メールで分からない点があればメールだけで済ませず、電話で確認する。

◎納期をしっかり確認する。

◎納品前に分からない点は、あらかじめ聞いておく。

 

分からないことは、クライアントに電話をして聞くなど、分かるまではそのままにしておかないことが大切です。たとえばこのようなメール文面がおすすめです。

○○株式会社
編集部 ○○様

お世話になります。ライターの○○です。このたびはお仕事のご依頼をいただきまして誠にありがとうございました。
精一杯力を尽くさせていただきます。

初めてのお仕事ということもあり、3点確認させていただきたい点がございます。
お手数ですが、以下に関しまして教えていただけますでしょうか。

【1】納期に関しまして
納品期限が11月23日とのことですが、
こちらは23日の何時までお送りすれば宜しいでしょうか。

【2】文字数に関しまして
全体で1万5000文字程度とのことですが、
こちらは注釈・見出し部分も含めた文字数でしょうか。

【3】お支払い条件に関しまして
月末締め、翌月末のお支払いで宜しいでしょうか。
御社の規定がございましたら教えていただければ幸いです。

以上になります。
お手数をおかけいたしますが、こちら3点、教えていただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

 

ライター ○○ ○○ 

 

「お仕事をいただいたことに関するお礼」「納品期限、お支払い条件の確認」などを確認するようにしています。お仕事をいただいたことに関するお礼は、毎回必ず書くようにしましょう。

 

 

原稿納品時のメール

原稿納品時に、送りっぱなしのライターさんも多いです。やりっぱなしにならないよう、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。たとえばこんな文章がおすすめです。

○○株式会社
編集部 ○○様

お世話になります。ライターの○○です。先日ご依頼いただきました○○の原稿が完成いたしました。
添付ファイルよりご確認ください。以下、2点ご確認事項がございます。

【1】3ページの5行目に関しましては、
○○のデータを参照しています。

【2】7ページ8行目は、元のデータが古いようでしたので
こちらで変更しておきました。問題がございましたらお知らせください。

以上になります。

なお、本日は13:00~16:00頃まで外出していますが
緊急の場合は携帯までご連絡いただければできるだけ早く対応いたします。

何か修正点がございましたらご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。

 

ライター ○○ ○○ 

 

 

納品後に連絡の取れなくなるライターも多いので、納品後の予定、連絡手段などを書いていた方が、お客様に安心してもらえます。また、参照元データなども書くようにしましょう。以上になります。これからライターを目指す方も、現役ライターさんもよろしければ参考にしてみてください。

 

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