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ビジネスメールは結論を先に

文章を書く際、「起承転結」と、構成を考えて書くことが多いと思います。もちろんそれはとても良い構成方法で、論文を書いたりする場合には効果的ですが、メールの場合、結論を先に書いた方が効果的な場合が多いです。

相手はあなたのメールを読む以外にも様々な仕事を抱えています。ダラダラと書かれていると、結局何が言いたいのかわからない文章になってしまいます。結論が最後にあることで、そこまで辛抱強く読まないといけないのです。

当然あなたは書いた文章全てを真剣に読んで欲しいと思っているでしょうが、常に相手に時間があるとは限りません。その中で結論を明確に伝えるためには、先に明示してしまう事が重要なのです。

結論が先に記載されている文章とそうでない文章を見比べてみてください。

 

【タイトル】
新サイトを立ち上げました。【本文】
株式会社○○ 広報部 山田様

いつもお世話になっております。 株式会社□□の佐々木です。

この度、弊社で新たに自社メディアを立ち上げました。 メインユーザーが主婦層となる料理のレシピサイトで、 ユーザーからのレシピ投稿や有名料理人のレシピを掲載しております。 その他にも、居酒屋などで提供されている「まかない」レシピも公表し、 普段見る事が出来ないような貴重なレシピも紹介しております。

御社の商品は主婦層にぴったりだと思いますので、 ぜひ広告出稿を考えていただけませんでしょうか。 また、料金も他社に比べて非常に安くなっております。

(中略)

 
【タイトル】
主婦層が中心の月間1000万PVメディアで記事を掲載しませんか?【本文】

株式会社○○ 広報部 山田様

いつもお世話になっております。 株式会社□□の佐々木です。

本日はメインユーザーが主婦層となる新メディアへの広告出稿のご提案でご連絡させていただきました。

ユーザーの9割が主婦層となりますので、 御社の商品の宣伝には非常に効果的である上に、 出稿価格も他社に比べてリーズナブルです。

新メディアの詳細ですが・・・

(中略)

 

一例ではありますが、「結論⇒経緯⇒補足説明」という風に先に結論を記載した上でその他の情報を記載した方が相手は読みやすくなります。つまり「起承転結」ではなく、「結起承転」となるのです。

「まずは結論から」

そして、相手のメリットをなるべく先に、はっきりと伝えることが大切です。これを意識して書くだけで飛躍的に読みやすい文章になるでしょう。

 

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